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Datenschutzerklärung

gemäß DSGVO (EU) 2016/679 & BDSG

Diese Datenschutzerklärung gilt für das interne Aktions Tracker und richtet sich an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die das Tool nutzen.

§ 1 Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:

Jan Anschütz
Fasanenstr. 21
41751 Viersen

E-Mail: anschuetz.info@gmail.com
Telefon: +49 151 54607420

§ 2 Welche Daten werden verarbeitet?

2.1 Zugangsdaten der Mitarbeiter

Beim Anlegen eines Nutzerkontos werden folgende Daten gespeichert:

Vollständiger Name und Mitarbeiter-Kürzel
Passwort (Zugangsdaten)
E-Mail-Adresse (optional, nur für Passwort-Reset-Funktion)
Benutzerrolle (Rep / Verkaufsleiter / Admin)

2.2 Aktivitätsdaten (Kerndaten des Tools)

Beim Eintragen einer Aktivität werden gespeichert:

Datum des Besuchs
Verkaufsstelle (Name, Ort, Typ)
Anzahl aufgestellter Displays
Produktbestellungen (Sorte und Kistenanzahl)
Notizen / Bemerkungen (freies Textfeld)
Fotos (optional, JPG/PNG/WebP/GIF, max. 16 MB je Datei)
Zuordnung zum eingetragenen Mitarbeiter

2.3 Technische Protokolldaten

Der Hosting-Anbieter (Railway.app) kann serverseitig technische Zugriffsprotokolle (IP-Adresse, Zeitstempel, aufgerufene URL) speichern. Diese unterliegen der Datenschutzrichtlinie von Railway (siehe railway.app/legal/privacy).

§ 3 Zweck der Datenverarbeitung

Die Daten werden ausschließlich zur internen Vertriebsdokumentation und -steuerung des Unternehmens verwendet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung / berechtigtes Interesse des Arbeitgebers) sowie, soweit betroffen, Art. 88 DSGVO i.V.m. § 26 BDSG (Beschäftigtendatenschutz).

§ 4 Speicherdauer

Datenkategorie	Speicherdauer	Löschung
Aktivitätsfotos	4 Wochen nach Erfassung	Automatisch durch das System; zuvor per E-Mail-Export an den AG zugestellt
Aktivitätsdaten (ohne Foto)	Bis zur manuellen Löschung oder Vertragsende	Manuell durch Admin oder auf Anfrage
Mitarbeiterstammdaten	Bis zum Ausscheiden aus dem Unternehmen	Manuell durch Admin
Datenbankbackups	7 Tage rollierend	Automatisch (älteste werden überschrieben)
Passwort-Reset-Tokens	1 Stunde	Automatisch nach Ablauf / Verwendung

§ 5 Weitergabe an Dritte

Eine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte findet nicht statt, mit Ausnahme der nachfolgenden technischen Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO: Railway Corp. (Hosting und Datenbankbetrieb, Serverstandort EU West / Amsterdam) sowie Google LLC (E-Mail-Versand für Passwort-Reset über Gmail SMTP). Mit beiden Anbietern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge auf Basis der EU-Standardvertragsklauseln (SCC) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO.

§ 6 Rechte der betroffenen Personen

Sie haben gemäß DSGVO folgende Rechte:

Auskunft (Art. 15 DSGVO): Welche Daten von Ihnen gespeichert sind
Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Korrektur unrichtiger Daten
Löschung (Art. 17 DSGVO): Löschung Ihrer Daten, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen
Einschränkung (Art. 18 DSGVO): Einschränkung der Verarbeitung
Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Widerspruch gegen die Verarbeitung
Beschwerde (Art. 77 DSGVO): Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an: anschuetz.info@gmail.com

§ 7 Datensicherheit

Die Übertragung erfolgt per HTTPS (TLS-Verschlüsselung). Der Zugang ist durch individuelle Anmeldedaten geschützt. Datenbankbackups werden täglich erstellt und lokal für 7 Tage aufbewahrt. Fotos werden nach 4 Wochen automatisch gelöscht; zuvor werden sie im Rahmen des automatischen Exports per E-Mail an den Auftraggeber übermittelt. Alle 4 Wochen wird eine Excel-Jahresauswertung automatisch an die hinterlegte Empfängeradresse versandt.

§ 8 Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Änderungen des Tools oder der rechtlichen Anforderungen anzupassen. Die jeweils aktuelle Version ist im Tool einsehbar.

Stand: Juni 2026 · Bitte ersetzen Sie alle gelb markierten Platzhalter vor dem produktiven Einsatz.