gemäß DSGVO (EU) 2016/679 & BDSG
Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:
Jan Anschütz
Fasanenstr. 21
41751 Viersen
E-Mail: info@aktionstracker.de
Telefon: +49 151 54607420
Beim Anlegen eines Nutzerkontos werden folgende Daten gespeichert:
Beim Eintragen einer Aktivität werden gespeichert:
Der Hosting-Anbieter (Railway.app) kann serverseitig technische Zugriffsprotokolle (IP-Adresse, Zeitstempel, aufgerufene URL) speichern. Diese unterliegen der Datenschutzrichtlinie von Railway (siehe railway.app/legal/privacy).
Die Daten werden ausschließlich zur internen Vertriebsdokumentation und -steuerung des Unternehmens verwendet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung / berechtigtes Interesse des Arbeitgebers) sowie, soweit betroffen, Art. 88 DSGVO i.V.m. § 26 BDSG (Beschäftigtendatenschutz).
| Datenkategorie | Speicherdauer | Löschung |
|---|---|---|
| Aktivitätsfotos | 12 Monate nach Erfassung | Automatisch durch das System; zuvor per E-Mail-Export an den AG zugestellt |
| Aktivitätsdaten (ohne Foto) | Bis zur manuellen Löschung oder Vertragsende | Manuell durch Admin oder auf Anfrage |
| Mitarbeiterstammdaten | Bis zum Ausscheiden aus dem Unternehmen | Manuell durch Admin – vollständige Löschung nur möglich, wenn keine Aktivitäten/Bestellungen vorliegen; andernfalls werden aus handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten für die Geschäftsdaten die personenbezogenen Felder (Name, E-Mail, Wohnort) auf Anfrage anonymisiert statt hart gelöscht |
| Datenbankbackups | 7 Tage rollierend | Automatisch (älteste werden überschrieben) |
| Passwort-Reset-Tokens | 1 Stunde | Automatisch nach Ablauf / Verwendung |
Eine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte findet nicht statt, mit Ausnahme der nachfolgenden technischen Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO:
Mit allen genannten Anbietern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge bzw. Standardvertragsklauseln (SCC) auf Basis von Art. 28 bzw. Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO.
Im Rahmen der Abwesenheitsverwaltung wird erfasst, ob eine Abwesenheit auf Arbeitsunfähigkeit beruht (Kategorie „Arbeitsunfähigkeit" bei Vertretungen/Urlaub). Dabei handelt es sich um Gesundheitsdaten im Sinne von Art. 9 Abs. 1 DSGVO. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zum Zweck der Personaleinsatzplanung und Vertretungsregelung auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 3 BDSG (Verarbeitung im Beschäftigungsverhältnis). Der Zugriff ist technisch auf die zuständige Führungskraft (Team-Verkaufsleitung) sowie die Administration beschränkt; ein konkreter Grund der Arbeitsunfähigkeit wird nicht erfasst.
Bei jedem Kundenbesuch wird in der Regel ein Foto (z.B. Regal-/Aufbaufoto) als Nachweis hochgeladen. Auf diesen Fotos können vereinzelt Personen (Außendienstmitarbeiter selbst oder Kunden im Hintergrund) erkennbar sein. Die Fotos dienen ausschließlich der internen Dokumentation und werden automatisch nach 12 Monaten gelöscht (siehe § 4). Mitarbeitende werden angehalten, beim Fotografieren erkennbare Aufnahmen Dritter nach Möglichkeit zu vermeiden.
Sie haben gemäß DSGVO folgende Rechte:
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an: info@aktionstracker.de
Die Übertragung erfolgt per HTTPS (TLS-Verschlüsselung). Der Zugang ist durch individuelle Anmeldedaten geschützt. Datenbankbackups werden täglich erstellt und lokal für 7 Tage aufbewahrt. Fotos werden nach 12 Monaten automatisch gelöscht; zuvor werden sie im Rahmen des automatischen Exports per E-Mail an den Auftraggeber übermittelt. Monatlich wird eine Excel-Jahresauswertung automatisch an die hinterlegte Empfängeradresse versandt.
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Änderungen des Tools oder der rechtlichen Anforderungen anzupassen. Die jeweils aktuelle Version ist im Tool einsehbar.
Stand: Juni 2026